Veel gestelde vragen​ voor Factuurketen

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is in 2008 opgericht en wordt gebruikt voor het veilig en grensoverschrijdend ontvangen en/of verzenden van o.a. e-facturen tussen bedrijven onderling en Europese Overheden. Tot op zekere hoogte is dit vergelijkbaar met de manier waarop DICO-berichten worden uitgewisseld. Alleen is dit een veel groter netwerk en beperkt het zich niet tot het domein Dageljks Onderhoud.

Anders gezegd: PEPPOL is een perfecte aanvulling op DICO. Bekende en voor corporaties relevante gebruikers van dit netwerk zijn bijvoorbeeld Stedin, Vattenfall, Essent en KPN. Vanuit hun ICT-oplossing die is aangesloten op het PEPPOL-netwerk, wordt binnen dit netwerk allereerst gezocht of de ontvangende partij e-facturen wenst te ontvangen. Als dit het geval is, wordt de e-factuur het netwerk in gestuurd en komt automatisch terecht in het ICT-systeem van de ontvanger, via zijn Access point (en dat zijn wij). Dus geen transformatie meer van PDF, Scan & Herken; facturen worden verstuurd en verwerkt in een en hetzelfde format (meestal UBL).

In principe kunnen Bouw- & Installatiebedrijven dat doen, maar in de praktijk sluiten ze liever aan bij Ketenstandaard Bouw en Techniek. Deze standaard is specifieker afgestemd op de doelgroep van corporatie, Bouw- & Installatiebedrijven (als het gaat om de factuur). Denk hierbij met name aan de eisen met betrekking tot de BTW-verleggingsregeling.

Lange tijd is dit inderdaad het geval geweest. Grote spelers binnen de energie- en telecomsector hebben echter grote investeringen gedaan en zijn nu in staat om e-facturen te verzenden. Als u erom vraagt…

Leveranciers van de Rijksoverheid moeten bij nieuwe inkoopovereenkomsten elektronische facturen (e-factureren) versturen. De Rijksoverheid heeft deze regel samen met het bedrijfsleven gemaakt. De komende jaren gaat het elektronisch bestellen en factureren bij het Rijk veranderen. De verplichting tot e-facturatie geldt sinds 2017 bij nieuwe contracten tussen leveranciers en de Rijksoverheid. Het is onderdeel van de inkoopvoorwaarden. Dat zijn alle ministeries met hun kerndirecties en agentschappen.

Het overgrote deel  van de gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen eisen e-facturatie in hun inkoopvoorwaarden. Ze hebben intussen de benodigde stappen gezet om net als de Rijksoverheid e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.

Leveranciers van corporaties die ook aan de overheid leveren, zullen wel moeten overstappen van PDF naar e-facturen. ICT-leveranciers van dergelijke leveranciers hebben ondertussen ook stappen genomen om hun klanten hierin te faciliteren.

De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) is in Nederland de toezichthouder op Peppol en valt onder verantwoordelijkheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Zij heeft deze taak vanaf 1 oktober 2020 overgenomen van Simplerinvoicing. De NPa ziet erop toe dat de gecertificeerde serviceproviders zich houden aan het Peppol-afsprakenstelsel, waarin gezamenlijke afspraken zijn gemaakt over de:

• • veiligheid;
  • betrouwbaarheid;
  • interoperabiliteit van de digitale infrastructuur.

• Een PDF-document doorloopt de volgende stappen:
  • Leverancier zet digitale info via zijn ERP om in PDF/papier
  • Deze wordt verzonden
  • Deze wordt ontvangen en gescand
  • m.v. OCR-scanning wordt zo veel als mogelijk automatisch herkend
  • De rest van de info wordt handmatig aangevuld
  • Het proces rondom inkomende facturen wordt uitgevoerd
• Een XML-factuurdoorloopt de volgende stappen:
  • Leverancier stelt digitale info digitaal beschikbaar via XML
  • Deze wordt verzonden
  • Deze wordt ontvangen en ingelezen
  • Het proces rondom inkomende facturen wordt uitgevoerd
• OCR-scanning is foutgevoelig; XML is heel binair: het format is wel of niet te verwerken. Er is geen soms wel, soms niet.
• OCR haalt nooit 100% betrouwbaarheid als het gaat om verwerking. Daarnaast wordt ook niet alles herkend. Het blijft vaak beperkt tot de algemene gegevens op een factuur. Op regelniveau laat OCR het vaak afweten. Dus handwerk.
• OCR werkt o.b.v. sjablonen die per leverancier worden ingericht/verrijkt. Dit kost initieel tijd
• OCR-software is duur